Das Wichtigste in Kürze
- Du brauchst vier Kategorien: Aufgaben, Notizen, Kalender und Zeiterfassung.
- Wenn du Daten von Auftraggeber:innen verarbeitest, gelten die Regeln der DSGVO auch für deine Werkzeuge.
- Achte auf Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Exportmöglichkeit und Preis.
- Weniger Werkzeuge, die du konsequent nutzt, bringen mehr als ein perfektes System.
Kategorien und Beispiele
| Wofür | Beispiele | |
|---|---|---|
| Aufgaben | Inbox, nächste Schritte, Projekte | Todoist, Things, Microsoft To Do, TickTick |
| Notizen | Ideen, Protokolle, Wissen | Notion, Obsidian, Apple Notizen, OneNote |
| Kalender | Termine, Fokusblöcke, Buchungslinks | Google Kalender, Outlook, Apple Kalender, Nextcloud |
| Zeiterfassung | Stunden je Projekt, Grundlage für Rechnungen | Clockify, Toggl Track, Moco, mite |
Die Namen sind Beispiele ohne Wertung und ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Funktionen, Preise und Serverstandorte ändern sich, bitte vor der Entscheidung aktuell prüfen (Stand September 2026).
Datenschutz gehört zur Auswahl
Sobald du in einem Werkzeug personenbezogene Daten speicherst, etwa Namen und Kontaktdaten deiner Auftraggeber:innen, bist du für deren Schutz verantwortlich. Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, verlangt dann in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter. Darin sichert er zu, die Daten nur nach deiner Weisung zu verarbeiten. Seriöse Anbieter stellen ihn meist in den Kontoeinstellungen bereit.
Ein Serverstandort in der EU vereinfacht die Lage. Bei Anbietern aus Drittländern wie den USA solltest du prüfen, auf welcher Grundlage die Daten übermittelt werden. Für heikle Inhalte, etwa unveröffentlichte Entwürfe oder vertrauliche Unterlagen, lohnt sich ein genauer Blick besonders.
Auswahlkriterien
Ein Minimal-Setup für den Start
- 1
Ein Kalender
Alle Termine und Fokusblöcke an einem Ort, beruflich und privat in getrennten Farben.
- 2
Eine Aufgaben-App
Mit Inbox und einer Liste nächster Schritte. Mehr brauchst du am Anfang nicht.
- 3
Ein Notizort
Für Gesprächsnotizen, Ideen und Wissen, mit einer einfachen Ordnerstruktur nach Projekten.
- 4
Eine Zeiterfassung
Von Anfang an, auch bei Pauschalprojekten. So lernst du, deinen Aufwand realistisch zu schätzen.
Quellen und Weiterlesen
- Datenschutz-Grundverordnung, Art. 28 Auftragsverarbeiter (EUR-Lex)
- Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Stand September 2026. Dieser Artikel gibt Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.