Dein Kalender als Plan

Eine To-do-Liste sagt dir, was zu tun ist. Der Kalender sagt dir, wann. Time-Blocking verbindet beides und macht sichtbar, ob deine Woche überhaupt zu deinen Plänen passt.

Das Wichtigste in Kürze

Beim Time-Blocking planst du Aufgaben als Termine mit dir selbst in den Kalender.
Themen-Tage bündeln ähnliche Arbeit und sparen Umschaltzeit.
Puffer von rund einem Viertel der Zeit fangen Unvorhergesehenes auf.
Der Plan ist ein Vorschlag, den du im Laufe des Tages anpassen darfst.

Die Idee

Beim Time-Blocking reservierst du für jede größere Aufgabe einen Zeitblock im Kalender, so wie du es für ein Treffen mit Auftraggeber:innen tun würdest. Bekannt gemacht hat den Ansatz unter anderem der Informatiker Cal Newport, der seine Tage auf diese Weise plant und dazu auch einen Planer veröffentlicht hat.

Der Nutzen liegt in der Ehrlichkeit. Sobald du deine Aufgaben in Stunden umrechnest, merkst du, ob die Woche reicht oder ob du gerade mehr versprichst, als du schaffen kannst.

Drei Bausteine

Fokusblöcke für anspruchsvolle Arbeit wie Gestaltung, Konzept oder Texte, möglichst am Vormittag oder dann, wenn deine Energie am höchsten ist.
Sammelblöcke für Kleinkram wie Mails, Telefonate, Rechnungen und Rückfragen, ein- bis zweimal am Tag.
Puffer zwischen den Blöcken und am Ende des Tages. Als Faustregel planen viele nur etwa drei Viertel ihrer Zeit fest ein.

Themen-Tage

Wenn du mehrere Rollen hast, zum Beispiel Kreation, Akquise und Verwaltung, kannst du einzelnen Tagen ein Thema geben. Der Montag gehört dann der Planung und Verwaltung, der Freitag dem Netzwerk und der Weiterbildung. Das spart den gedanklichen Wechsel zwischen sehr unterschiedlichen Aufgaben.

Themen-Tage müssen nicht starr sein. Oft reicht schon ein Themen-Vormittag, der Nachmittag bleibt für Termine offen.

Beispielwoche für eine Designerin mit drei laufenden Projekten

Montag
Vormittag Wochenplanung und Buchhaltung, Nachmittag Abstimmungstermine
Dienstag
Fokustag Projekt A, Mails um 12 und 16 Uhr
Mittwoch
Fokustag Projekt B, am Nachmittag ein Puffer von zwei Stunden
Donnerstag
Vormittag Projekt C, Nachmittag Akquise und Angebote
Freitag
Vormittag Korrekturen und Abgaben, Nachmittag Netzwerk, Weiterbildung, Wochenreview

Für wen es passt

Time-Blocking passt gut zu Projektarbeit mit planbaren Phasen und zu allen, die abends das Gefühl haben, nur reagiert zu haben. Es ist auch ein gutes Mittel, um Zeit für das eigene Unternehmen zu schützen, denn Akquise und Positionierung bekommen sonst selten einen Platz.

Quellen und Weiterlesen

Cal Newport – Time-Block Planning (Blog)

Stand September 2026. Dieser Artikel gibt Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.