Das Wichtigste in Kürze
- Getting Things Done, kurz GTD, beschreibt David Allen in seinem gleichnamigen Buch von 2001.
- Die fünf Schritte heißen erfassen, klären, organisieren, durchsehen und erledigen.
- Kern ist eine Inbox, in der alles landet, bevor du entscheidest, was damit passiert.
- Für den Start reicht eine abgespeckte Version mit drei Listen.
Worum es geht
Der US-amerikanische Berater David Allen hat seine Methode 2001 im Buch „Getting Things Done“ veröffentlicht, auf Deutsch unter dem Titel „Wie ich die Dinge geregelt kriege“. Sein Ausgangspunkt ist die Beobachtung, dass offene Vorhaben uns belasten, solange wir sie nur im Kopf mit uns herumtragen.
Die Methode sorgt dafür, dass jede Aufgabe, jede Idee und jede Zusage an einem Ort landet, dem du vertraust. Erst dann hast du den Kopf frei für die eigentliche Arbeit.
Die fünf Schritte
- 1
Erfassen
Alles, was deine Aufmerksamkeit bindet, kommt in eine Inbox. Das kann ein Notizbuch, eine App oder ein Ablagekorb sein.
- 2
Klären
Du gehst die Inbox durch und fragst bei jedem Punkt, ob du etwas tun musst. Wenn ja, legst du den nächsten konkreten Schritt fest.
- 3
Organisieren
Jeder Punkt kommt an seinen Platz, etwa auf die Liste nächster Schritte, in den Kalender, auf eine Warteliste oder ins Archiv.
- 4
Durchsehen
Einmal pro Woche schaust du alle Listen durch, räumst auf und planst die kommenden Tage. Allen nennt das den Weekly Review.
- 5
Erledigen
Du wählst aus deinen Listen, was jetzt passt, abhängig von Ort, Zeit, Energie und Priorität.
Das Inbox-Prinzip und die Zwei-Minuten-Regel
Die Inbox ist ein Zwischenlager. Dort wird noch nichts bewertet, du schreibst nur auf. Wichtig ist, dass du möglichst wenige Eingänge hast, also zum Beispiel ein Postfach, eine Notiz-App und einen physischen Korb.
Beim Klären hilft eine einfache Regel von Allen. Was sich in weniger als zwei Minuten erledigen lässt, machst du sofort, weil das Einsortieren länger dauern würde.
GTD minimal umsetzen
- Eine Inbox für alles Neue, auf dem Handy und am Rechner erreichbar.
- Eine Liste „nächste Schritte“ mit konkreten Tätigkeiten, zum Beispiel „Frau Petersen wegen Druckfreigabe anrufen“ statt „Druck klären“.
- Eine Liste „wartet auf“ für alles, was bei anderen liegt, mit Datum.
- Der Kalender nur für Dinge, die wirklich an einen Tag oder eine Uhrzeit gebunden sind.
- Ein fester Termin pro Woche für die Durchsicht.
Für wen es passt
GTD hilft allen, die viele parallele Projekte und Zusagen jonglieren und öfter etwas vergessen. Gerade in der Gründungsphase, wenn Formalitäten, Akquise und erste Aufträge zusammenkommen, schafft es Überblick.
Quellen und Weiterlesen
Stand September 2026. Dieser Artikel gibt Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.