Das Wichtigste in Kürze
- Zum Bruttogehalt kommen 2026 rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, dazu Umlagen, Berufsgenossenschaft, Arbeitsplatz und Weiterbildung.
- Von der Arbeitszeit einer Person lässt sich erfahrungsgemäß nur ein Teil abrechnen, oft 60 bis 75 Prozent.
- Als verbreitete Faustregel sollte eine Stelle das 2,5- bis 3-Fache ihres Bruttogehalts an Umsatz bringen.
- Gehälter fallen ab dem ersten Monat an, Umsätze kommen oft erst Monate später, deshalb braucht Wachstum eine Liquiditätsreserve.
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026
| Rentenversicherung | 9,3 % |
| Krankenversicherung | 7,3 % plus halber Zusatzbeitrag, im Durchschnitt 1,45 % |
| Pflegeversicherung | 1,8 % |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % |
| Summe | rund 21,15 % bei durchschnittlichem Zusatzbeitrag |
| Dazu | Umlagen U1 und U2 je nach Krankenkasse, Insolvenzgeldumlage 0,15 %, Beitrag zur Berufsgenossenschaft |
| Beitragsbemessungsgrenzen | Rentenversicherung 8.450 € im Monat, Krankenversicherung 5.812,50 € im Monat |
Rechenbeispiel Vollkosten einer Stelle
| Bruttojahresgehalt | 48.000 € |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (21,15 %) | 10.152 € |
| Umlagen und Berufsgenossenschaft (Annahme 1,5 %) | 720 € |
| Arbeitsplatz, Hardware, Software (400 € im Monat) | 4.800 € |
| Weiterbildung | 1.000 € |
| Vollkosten pro Jahr | 64.672 € |
| Anwesenheitsstunden (254 Arbeitstage in Hamburg minus 30 Urlaub und 10 Krankheit, je 8 Stunden) | 1.712 Std. |
| Davon abrechenbar bei 65 % | rund 1.113 Std. |
| Kosten pro abrechenbarer Stunde | rund 58 € |
| Umsatz bei 95 € Stundensatz | rund 105.700 € |
| Deckungsbeitrag der Stelle | rund 41.000 € |
Die Stelle trägt in diesem Beispiel ihre eigenen Kosten und bringt rund 41.000 € für Gemeinkosten und Gewinn. Der Umsatz liegt beim 2,2-Fachen des Bruttogehalts und damit unter der verbreiteten Faustregel. Ein höherer Stundensatz oder eine bessere Auslastung würde das ändern.
Auslastung, Stundensatz und Faustregel
Die fakturierbare Auslastung ist der Anteil der Arbeitszeit, den du deinen Auftraggeber:innen in Rechnung stellen kannst. Interne Meetings, Einarbeitung, Akquise und Leerlauf zwischen Projekten gehören nicht dazu. In der Agenturpraxis gelten 60 bis 75 Prozent für Mitarbeitende im Projektgeschäft als üblicher Erfahrungswert, für Inhaber:innen liegt der Wert meist deutlich darunter.
Die Faustregel „Bruttogehalt mal 2,5 bis 3“ ist in der Branche verbreitet, aber keine feste Größe. Sie deckt neben den Vollkosten der Stelle auch deine Gemeinkosten ab, also Miete, Geschäftsführung, Vertrieb, Buchhaltung und Versicherungen, und lässt Raum für Gewinn. Wie du deinen Stundensatz insgesamt kalkulierst, beschreibt der Artikel zum Stundensatz im Ressort Geld.
Lohnt sich die erste Einstellung?
Vollkosten einer Stelle, nötige Auslastung und Deckungsbeitrag pro Jahr.
Der Arbeitgeberanteil liegt 2026 grob bei gut einem Fünftel des Bruttos und hängt von Krankenkasse, Umlagen und Berufsgenossenschaft ab. Gemeinkosten deiner Agentur wie Akquise, Projektleitung oder Leerlauf zwischen Projekten sind nicht enthalten. Deshalb gilt der Umsatz-Faktor von etwa 2,5 bis 3 aufs Bruttogehalt als verbreitete Faustregel.
Marge und Deckungsbeitrag
Der Deckungsbeitrag ist der Umsatz eines Projekts minus seiner direkten Kosten, etwa Freelancer:innen, Druck oder Lizenzen. Er zeigt, wie viel ein Auftrag zu den Fixkosten deiner Agentur beiträgt. Die Marge setzt den Gewinn ins Verhältnis zum Umsatz und zeigt, wie viel am Ende übrig bleibt.
Rechne bei jedem größeren Projekt nach Abschluss nach, wie viele Stunden tatsächlich angefallen sind. So erkennst du, welche Leistungen sich lohnen und wo deine Angebote zu knapp kalkuliert sind. Die Grundlagen dazu erklärt der Artikel zu Kennzahlen im Ressort Geld.
Beispiel: Liquidität nach einer Einstellung
- Monat 1Das erste Gehalt samt Sozialabgaben wird fällig. Die neue Person arbeitet sich ein und rechnet kaum Stunden ab.
- Monat 2Die Auslastung steigt langsam. Erste Leistungen fließen in Projekte, die noch nicht abgerechnet sind.
- Monat 3Die erste Rechnung mit ihren Stunden geht raus. Bei 30 Tagen Zahlungsziel kommt das Geld erst im Folgemonat.
- Monat 4 bis 6Die Stelle erreicht ihre geplante Auslastung. Erst jetzt decken die Einnahmen die laufenden Kosten.
Quellen und Weiterlesen
- Bundesregierung – Beitragsbemessungsgrenzen 2026
- Bundesgesundheitsministerium – Durchschnittlicher Zusatzbeitrag 2026
- Deutsche Rentenversicherung – Beitragssätze und Rechengrößen
Stand September 2026. Dieser Artikel gibt Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.