Feedback, das ankommt

In kleinen Teams wird Feedback oft auf später verschoben, weil die Arbeit drängt oder das Gespräch unangenehm ist. Dann staut sich etwas an, und irgendwann kommt es zu einem großen, schweren Gespräch. Kleine, häufige Rückmeldungen sind für alle leichter.

Hilfreich ist ein fester Rahmen. Ein kurzes Gespräch unter vier Augen alle ein bis zwei Wochen, in dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Themen setzt, sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt.

Situation, Verhalten, Wirkung

1. 1

   Situation benennen

   Beschreibe, wann und wo es war. Zum Beispiel: „Im Termin mit der Stiftung am Dienstag …“

2. 2

   Verhalten beschreiben

   Sag, was du beobachtet hast, ohne zu bewerten. „… hast du die Budgetfrage direkt beantwortet, bevor wir uns abgestimmt hatten.“

3. 3

   Wirkung erklären

   Erläutere, was das ausgelöst hat. „Dadurch mussten wir die Zahl später korrigieren, und das hat Vertrauen gekostet.“

4. 4

   Gemeinsam weiterdenken

   Frage nach der Sicht der anderen Person und vereinbart, wie ihr es beim nächsten Mal macht.

Ablauf eines 1:1-Gesprächs (30 Minuten)

1. 5 Minuten
   Ankommen. Wie geht es dir, was beschäftigt dich gerade?
2. 15 Minuten
   Themen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, etwa Fragen, Hindernisse oder Ideen.
3. 5 Minuten
   Deine Rückmeldung und Anerkennung zu aktuellen Aufgaben.
4. 5 Minuten
   Vereinbarungen festhalten und klären, wer bis wann was erledigt.

Wenn es schwierig wird

Kritisches Feedback gehört in ein Gespräch unter vier Augen und möglichst zeitnah zur Situation. Bereite dich kurz vor und überlege, welches Verhalten du dir künftig wünschst. Bleib bei einem Thema pro Gespräch, sonst fühlt sich die andere Person schnell überrollt.

Wiederholt sich ein Problem trotz Gesprächen, halte die Vereinbarungen schriftlich fest. Das schafft Klarheit für beide Seiten und hilft, wenn später arbeitsrechtliche Schritte nötig werden sollten.

Feedback annehmen

• Hör zu Ende zu, bevor du antwortest, und frag nach, wenn etwas unklar ist.
• Bedanke dich, auch wenn du nicht mit allem einverstanden bist.
• Nimm dir Zeit zum Nachdenken und komm später auf den Punkt zurück.
• Frag in 1:1-Gesprächen gezielt: „Was sollte ich anders machen, damit du besser arbeiten kannst?“

Anerkennung zeigen

Lob wirkt, wenn es konkret ist. Ein allgemeines „Gute Arbeit“ bleibt selten lange im Gedächtnis. „Deine Gliederung für den Workshop hat der Gruppe sofort Orientierung gegeben“ zeigt, dass du genau hingeschaut hast.

Anerkennung kann auch darin liegen, dass du jemanden im Gespräch mit Auftraggeber:innen die eigene Arbeit präsentieren lässt oder ihm mehr Verantwortung überträgst.