Das Wichtigste in Kürze
- Umsatz zeigt, was reinkommt, der Gewinn zeigt, was davon übrig bleibt.
- Der Deckungsbeitrag sagt dir, wie viel ein Auftrag zu deinen Fixkosten beiträgt.
- Der Break-even ist der Punkt, ab dem alle Kosten gedeckt sind.
- Hängt mehr als ein Drittel des Umsatzes an einer Auftraggeberin oder einem Auftraggeber, wird es riskant.
Sechs Kennzahlen und was sie bedeuten
| Umsatz | Summe aller Nettoerlöse, ohne Umsatzsteuer |
| Gewinn | Umsatz minus alle betrieblichen Kosten |
| Deckungsbeitrag | Umsatz eines Auftrags minus seine direkten Kosten, etwa Fremdleistungen |
| Auslastung | fakturierte Stunden geteilt durch verfügbare Arbeitsstunden |
| Break-even | Umsatz, bei dem der Gewinn genau null ist |
| Kundenkonzentration | Anteil der größten Auftraggeber:innen am Gesamtumsatz |
Rechenbeispiel Break-even
| Fixkosten im Monat inklusive Privatentnahme | 5.500 € |
| Durchschnittlicher Auftrag | 2.000 € |
| Direkte Kosten je Auftrag (Druck, Freelancer:in) | 400 € |
| Deckungsbeitrag je Auftrag | 1.600 € |
| Break-even (5.500 € geteilt durch 1.600 €) | 3,4 Aufträge im Monat |
In diesem Beispiel sind ab dem vierten Auftrag im Monat alle Kosten gedeckt. Jeder weitere Auftrag erhöht den Gewinn um 1.600 €.
Was der Break-even dir sagt
Der Break-even, auf Deutsch Gewinnschwelle, zeigt dir, wie viel Arbeit du mindestens verkaufen musst, damit sich deine Selbstständigkeit trägt. Rechne ihn mit deinen echten Fixkosten und einer realistischen Privatentnahme, sonst liegt die Schwelle zu niedrig. Für Solo-Dienstleistung lässt er sich auch in Stunden ausdrücken, indem du die Fixkosten durch deinen Stundensatz teilst.
Wenn du die Schwelle kennst, kannst du Entscheidungen besser einschätzen. Eine neue Software für 100 € im Monat klingt harmlos, verschiebt den Break-even aber um mehr als eine Stunde fakturierbare Arbeit pro Monat. Umgekehrt siehst du, wie stark eine Preiserhöhung um fünf oder zehn Prozent die Schwelle senkt.
Auslastung und Konzentration
Die Auslastung ist bei Dienstleistung die wichtigste Frühwarn-Kennzahl. Sinkt sie mehrere Wochen unter deinen Planwert, fehlt dir in zwei bis drei Monaten Umsatz, weil Aufträge erst später abgerechnet werden. Trag deine fakturierten Stunden deshalb wöchentlich ein.
Die Kundenkonzentration misst, wie abhängig du von einzelnen Auftraggeber:innen bist. Ein großer Stammauftrag ist bequem, er wird aber zum Risiko, wenn er plötzlich wegfällt. Bei Selbstständigen, die fast nur für eine Auftraggeberin arbeiten, kann außerdem eine Rentenversicherungspflicht entstehen oder die Frage nach Scheinselbstständigkeit aufkommen.
Beispiel: Umsatzanteile nach Auftraggeber:innen
Umsatz, Deckungsbeitrag und Gewinn
Ein hoher Umsatz fühlt sich gut an, sagt aber wenig darüber aus, wie gesund dein Unternehmen ist. Wenn du viele Fremdleistungen einkaufst, etwa Druck, Fotografie oder Programmierung, bleibt von jedem Euro Umsatz nur ein Teil bei dir. Deshalb schaust du dir neben dem Umsatz immer den Deckungsbeitrag je Auftrag an. Er zeigt, welche Projekte sich wirklich lohnen und welche du beim nächsten Mal anders kalkulieren solltest.
Der Gewinn ist bei Einzelunternehmen die Grundlage für Einkommensteuer und Krankenversicherung. Er ist aber noch nicht dein Einkommen, denn davon gehen genau diese Abgaben noch ab. Wer seinen Gewinn monatlich kennt, kann Rücklagen rechtzeitig bilden und wird vom Steuerbescheid nicht überrascht.
Dein monatlicher Zahlen-Check
Quellen und Weiterlesen
- Existenzgründungsportal des BMWE – Businessplan und Rentabilität
- § 2 SGB VI – Versicherungspflicht selbstständig Tätiger
Stand September 2026. Dieser Artikel gibt Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.