Liquidität planen, bevor es eng wird

Liquidität und Gewinn sind zwei Paar Schuhe

Gewinn ist die Differenz aus Einnahmen und Ausgaben in einem Zeitraum. Liquidität beschreibt, ob du deine Rechnungen heute bezahlen kannst. Ein Projekt kann im März hoch profitabel sein und trotzdem erst im Mai bezahlt werden, während Miete, Software und Krankenversicherung im März fällig sind.

Hinzu kommen Zahlungen, die im Gewinn gar nicht auftauchen. Die Umsatzsteuer, die du einnimmst, gehört dem Finanzamt. Einkommensteuer-Vorauszahlungen, Kredittilgungen und deine privaten Entnahmen verringern den Kontostand, obwohl sie deinen Gewinn nicht schmälern.

So baust du den 12-Monats-Plan

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   Anfangsbestand

   Trag ein, was zu Monatsbeginn auf dem Geschäftskonto liegt, plus Eigenkapital oder Fördermittel, die sicher fließen.

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   Einzahlungen

   Plane Zahlungseingänge in dem Monat, in dem das Geld voraussichtlich ankommt, also nach Rechnungsdatum plus Zahlungsziel plus etwas Verspätung.

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   Auszahlungen

   Fixkosten, variable Kosten, Anschaffungen, Umsatzsteuer-Zahllast, Steuer-Vorauszahlungen, Versicherungen und deine Privatentnahme.

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   Saldo und Endbestand

   Einzahlungen minus Auszahlungen ergibt den Monatssaldo. Der Endbestand ist der Anfangsbestand des nächsten Monats.

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   Monatlich abgleichen

   Vergleiche Plan und Ist am Monatsende und schreib die Planung für die kommenden Monate fort.

Posten, die Gründer:innen oft vergessen

• Umsatzsteuer-Zahllast, die je nach Vorgabe des Finanzamts monatlich oder vierteljährlich fällig wird
• Einkommensteuer-Vorauszahlungen zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember
• Nachzahlungen der Krankenkasse, wenn der endgültige Beitrag nach dem Steuerbescheid höher ausfällt
• Jährliche Beiträge für Berufshaftpflicht, Kammern, Verbände oder Softwarelizenzen
• Kosten für Steuerberatung und Jahresabschluss
• Ersatz für Laptop oder Kamera, wenn ein Gerät ausfällt

Wie groß der Puffer sein sollte

Eine feste Regel gibt es nicht. Für Solo-Selbstständige in Dienstleistung und Kreativarbeit hat sich ein Puffer von drei bis sechs Monaten bewährt, gerechnet aus betrieblichen Fixkosten und privatem Bedarf. Wer von wenigen großen Aufträgen lebt, sollte eher am oberen Ende planen.

Führe Steuerrücklagen getrennt vom Puffer, am besten auf einem eigenen Unterkonto. Sonst sieht der Kontostand gesünder aus, als er ist.

Zahlungsziele realistisch planen

Auf der Rechnung steht vielleicht „zahlbar in 14 Tagen“, in der Praxis dauert es gerade bei größeren Unternehmen oft länger, weil Rechnungen durch Freigabeschleifen laufen. Schau dir nach den ersten Monaten an, wie viele Tage im Schnitt zwischen Rechnung und Zahlungseingang liegen, und plane mit diesem Wert.

Frag bei neuen Auftraggeber:innen vorab, wie der Rechnungsprozess abläuft, ob eine Bestellnummer nötig ist und an wen die Rechnung gehen soll. Eine fehlende Angabe kann eine Zahlung um Wochen verzögern. Wenn im Plan ein Monat mit negativem Endbestand auftaucht, hast du noch Zeit zu reagieren, etwa mit einer Anzahlung, einer verschobenen Anschaffung oder einem Gespräch mit deiner Bank über einen Kontokorrentrahmen, also einen Dispositionskredit für das Geschäftskonto.

Hebel für bessere Liquidität

• Zahlungsziel von 14 Tagen statt 30 Tagen vereinbaren
• Bei Projekten ab einigen Tausend Euro eine Anzahlung von 30 bis 50 Prozent verlangen
• Längere Projekte in Abschlägen nach Meilensteinen abrechnen
• Rechnungen direkt nach Leistung schreiben und nicht erst am Monatsende
• Jahresgebühren für Software nur zahlen, wenn der Puffer es erlaubt