Das Wichtigste in Kürze
- Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 fast alle.
- Als E-Rechnung gilt ein strukturierter Datensatz wie XRechnung oder ZUGFeRD, eine einfache PDF-Datei zählt nicht dazu.
- Kleinunternehmer:innen sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber annehmen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das Buchhaltungsprogramme automatisch auslesen können. Die Norm dahinter heißt EN 16931. Eine PDF, die du per Mail verschickst, gilt dagegen als sonstige Rechnung, auch wenn sie digital ist.
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatpersonen darfst du weiter wie gewohnt schreiben. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Die Fristen im Überblick
- seit 1. Januar 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- bis 31. Dezember 2026Alle dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
- ab 1. Januar 2027Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen.
- bis 31. Dezember 2027Kleinere Unternehmen dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken.
- ab 1. Januar 2028Die Ausstellungspflicht gilt für fast alle Unternehmen, ausgenommen bleiben unter anderem Kleinunternehmer:innen.
XRechnung und ZUGFeRD
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Was es ist | reine XML-Datei mit den Rechnungsdaten | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer oder Software | ja, sieht aus wie eine normale PDF |
| Typischer Einsatz | Aufträge der öffentlichen Hand | Rechnungen zwischen Unternehmen |
| Wichtig | gilt als E-Rechnung | erst ab dem Profil EN 16931, einfachere Profile reichen nicht |
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Viele Buchhaltungsprogramme erzeugen sie auf Knopfdruck.
Was Kleinunternehmer:innen betrifft
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst du auch ab 2028 keine E-Rechnungen ausstellen. Du darfst es aber freiwillig tun. Empfangen und aufbewahren musst du sie seit 2025 wie alle anderen, zum Beispiel wenn dein Softwareanbieter künftig nur noch XRechnungen schickt.
Arbeitest du für größere Unternehmen, kann es trotzdem sinnvoll sein, früh umzusteigen. Viele Buchhaltungsabteilungen verarbeiten E-Rechnungen schneller, und das beschleunigt deinen Zahlungseingang.
E-Rechnungen empfangen und lesen
Für den Empfang brauchst du keine teure Technik. Es genügt, wenn deine Geschäftspartner:innen dir die Datei an ein E-Mail-Postfach schicken können. Öffnest du eine XRechnung, siehst du zunächst nur Programmcode, deshalb brauchst du ein Buchhaltungsprogramm oder einen kostenlosen Viewer, der die Daten lesbar darstellt.
Prüfe eingehende E-Rechnungen genauso wie Papierrechnungen auf Pflichtangaben und Beträge. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Weicht die mitgeschickte PDF-Ansicht davon ab, gilt der Inhalt der XML-Datei.
Bereit für die E-Rechnung
Quellen und Weiterlesen
- BMF – FAQ zur Einführung der E-Rechnung
- IHK Darmstadt – E-Rechnung (B2B) seit 2025
- Bundessteuerberaterkammer – FAQ zur E-Rechnung
Stand September 2026. Dieser Artikel gibt Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.