Das Wichtigste in Kürze
- Freiberufler:innen und kleine Gewerbebetriebe ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
- Es zählt, wann Geld tatsächlich fließt, bis auf wenige Ausnahmen rund um den Jahreswechsel.
- Digitale Belege sind erlaubt, sie müssen aber unveränderbar und auffindbar abgelegt sein.
- Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf, Jahresabschlüsse und Bücher weiterhin zehn Jahre.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, ist die einfachste Form der Gewinnermittlung. Du ziehst von deinen Betriebseinnahmen die Betriebsausgaben ab, der Rest ist dein Gewinn. Grundlage ist § 4 Abs. 3 EStG, und die Ergebnisse trägst du einmal im Jahr in das Formular Anlage EÜR in ELSTER ein.
Freiberufler:innen dürfen die EÜR unabhängig von ihrer Größe nutzen. Gewerbetreibende müssen erst dann eine Bilanz aufstellen, wenn sie mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn im Jahr erzielen und das Finanzamt sie dazu auffordert.
Das Zufluss- und Abflussprinzip
In der EÜR zählt der Tag, an dem Geld fließt. Eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Das macht die EÜR übersichtlich, weil dein Kontoauszug fast schon die halbe Buchhaltung ist.
Eine Ausnahme betrifft regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder die Umsatzsteuer-Vorauszahlung. Fließen sie innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel und sind sie auch in diesem Zeitraum fällig, zählen sie zum Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Anschaffungen über 800 € netto schreibst du außerdem über mehrere Jahre ab.
Rechenbeispiel: vereinfachte EÜR
| Honorare (eingegangen) | 48.000 € |
| Software und Abos | – 1.800 € |
| Coworking | – 3.600 € |
| Versicherungen (betrieblich) | – 900 € |
| Fortbildung | – 700 € |
| Abschreibung Kamera (1/3 von 2.100 €) | – 700 € |
| Gewinn | 40.300 € |
Dieser Gewinn ist die Grundlage für deine Einkommensteuer. Privat gezahlte Kranken- und Rentenversicherung werden erst später in der Steuererklärung berücksichtigt.
Ein eigenes Geschäftskonto
Für Einzelunternehmen ist ein separates Geschäftskonto keine Pflicht, es erleichtert die Buchhaltung aber enorm. Wenn private Einkäufe und Honorare auf demselben Konto landen, musst du jede Zeile einzeln sortieren. Mit zwei Konten ist dein Geschäftskonto zugleich dein Kassenbuch.
Geld, das du dir für private Zwecke vom Geschäftskonto überweist, ist eine Privatentnahme. Sie senkt deinen Gewinn nicht und taucht in der EÜR nicht als Ausgabe auf.
Belege digital und nach GoBD
Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für ordnungsgemäße Buchführung mit digitalen Mitteln. Für dich heißt das vor allem, dass Belege vollständig, zeitnah erfasst, auffindbar und nachträglich unveränderbar sein müssen. Ein Ordner auf dem Desktop, in dem du Dateien jederzeit überschreiben kannst, erfüllt das nur eingeschränkt.
Papierbelege darfst du nach dem Scannen vernichten, wenn du das Verfahren beschreibst, die sogenannte Verfahrensdokumentation. Elektronisch eingegangene Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf.
Aufbewahrungsfristen
| Rechnungen und andere Buchungsbelege | 8 Jahre (seit 1. Januar 2025) |
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe und E-Mails mit geschäftlichem Inhalt | 6 Jahre |
| Fristbeginn | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist |
Welche Werkzeuge es gibt
- Tabellen wie unsere EÜR-Vorlage genügen für den Start mit wenigen Buchungen im Monat.
- Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme verbinden Bankkonto, Belege und Rechnungen und erstellen die Voranmeldung.
- Belegscanner-Apps fotografieren Kassenzettel unterwegs und legen sie revisionssicher ab.
- Kanzlei-Portale übergeben Belege direkt an deine Steuerberatung.
Quellen und Weiterlesen
- Einkommensteuergesetz § 4 (gesetze-im-internet.de)
- Abgabenordnung § 147 – Aufbewahrung von Unterlagen
- Einkommensteuergesetz § 11 – Zufluss und Abfluss
Stand September 2026. Dieser Artikel gibt Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.