Eine Rechnung richtig schreiben

Für Unternehmen, die für andere Unternehmen arbeiten, ist die Rechnung mehr als eine Zahlungsaufforderung. Nur mit einer vollständigen Rechnung dürfen deine Auftraggeber:innen die Vorsteuer abziehen, und fehlerhafte Rechnungen landen deshalb oft zur Korrektur wieder bei dir. Das verzögert die Zahlung um Wochen.

Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz. Mit einer guten Vorlage schreibst du sie einmal richtig und musst danach nur noch Leistung und Beträge anpassen.

Pflichtangaben auf deiner Rechnung

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und von deinen Auftraggeber:innen
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und genaue Bezeichnung der Leistung
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung, etwa nach § 19 UStG
• Hinweis auf Reverse Charge, wenn die Steuerschuld auf Auftraggeber:innen im Ausland übergeht

Die Kleinbetragsrechnung

Nummernkreis und Zahlungsziel

Die Rechnungsnummer muss jede Rechnung eindeutig kennzeichnen. Lückenlos hochzählen ist keine Pflicht, du kannst auch Jahr und Projekt einbauen, etwa 2026-014. Wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt und du dein System durchhältst.

Schreib ein konkretes Zahlungsziel auf die Rechnung, zum Beispiel „zahlbar bis 14. Oktober 2026“. Ein festes Datum wirkt verbindlicher als eine Frist in Tagen. Bei Privatpersonen solltest du zusätzlich auf die Folgen eines Zahlungsverzugs hinweisen, damit sie ohne Mahnung in Verzug geraten können.

Abschläge und Auftraggeber:innen im Ausland

Bei längeren Projekten sind Abschlagsrechnungen üblich, zum Beispiel 50 % zum Start und 50 % nach Abnahme. Die Schlussrechnung führt dann alle Leistungen auf und zieht die bereits gezahlten Abschläge samt Umsatzsteuer ab. So bleibt für alle nachvollziehbar, was schon bezahlt ist.

Arbeitest du für ein Unternehmen im EU-Ausland, stellst du in der Regel netto ohne deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Auf die Rechnung gehören dann deine und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deiner Auftraggeber:innen sowie der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Diese Umsätze meldest du zusätzlich in der zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern.