Umsatzsteuer verstehen

Auf deine Leistungen schlägst du in der Regel 19 % Umsatzsteuer auf und stellst sie deinen Auftraggeber:innen in Rechnung. Dieses Geld leitest du an das Finanzamt weiter. Gleichzeitig zahlst du selbst Umsatzsteuer, wenn du einkaufst, etwa für Software, Technik oder Coworking. Diese Beträge heißen Vorsteuer und du darfst sie von deiner Schuld abziehen.

Ans Finanzamt überweist du nur die Differenz, die sogenannte Zahllast. Ist die Vorsteuer in einem Zeitraum höher, bekommst du Geld zurück.

Wie oft du eine Voranmeldung abgibst

Der Rhythmus für Neugründungen

Früher mussten Gründer:innen in den ersten beiden Jahren jeden Monat eine Voranmeldung abgeben. Diese Pflicht ist für Neugründungen von 2021 bis 2026 ausgesetzt. Maßgeblich ist stattdessen die voraussichtliche Umsatzsteuer, die du im Fragebogen angibst, und bei den meisten Solo-Selbstständigen führt das zur vierteljährlichen Abgabe.

Nach aktuellem Stand endet diese Erleichterung am 31. Dezember 2026. Wer 2027 gründet, sollte deshalb prüfen, ob die monatliche Abgabe im ersten Jahr wieder gilt oder ob die Regel verlängert wurde. Das Finanzamt teilt dir den Voranmeldungszeitraum in jedem Fall schriftlich mit.

Mit einer Dauerfristverlängerung bekommst du für jede Voranmeldung einen Monat mehr Zeit. Wer monatlich abgibt, leistet dafür einmal im Jahr eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahressteuer, bei vierteljährlicher Abgabe entfällt sie.

Soll oder Ist

Grundsätzlich wird Umsatzsteuer fällig, wenn du die Leistung erbracht hast, auch wenn die Rechnung noch offen ist. Das nennt sich Soll-Versteuerung. Mit der Ist-Versteuerung zahlst du erst, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist, und musst nicht in Vorleistung gehen.

Die Ist-Versteuerung kannst du beantragen, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Freiberufler:innen, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind, können sie unabhängig vom Umsatz nutzen. Den Wunsch gibst du am einfachsten gleich im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.

Reverse Charge bei Meta, Google und anderen Tools

Viele digitale Dienste rechnen aus Irland oder anderen EU-Ländern ab und stellen dir als Unternehmen Rechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer. Dann gilt das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG, bei dem die Steuerschuld auf dich übergeht. Du meldest die Umsatzsteuer in deiner Voranmeldung an und ziehst sie im selben Schritt als Vorsteuer wieder ab.

Mit Regelbesteuerung bleibt das für dich ein Nullsummenspiel, du musst es aber korrekt melden. Für EU-Anbieter brauchst du dafür meist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die du beim Bundeszentralamt für Steuern oder über den Fragebogen beantragst.