Gründen & Recht8 ArtikelBuchhaltung & Steuern9 ArtikelGeld & Wirtschaft9 ArtikelAkquise & Vertrieb8 ArtikelMarketing & Personal Branding9 ArtikelFührung & Team8 ArtikelSelbstführung & Produktivität10 ArtikelVom Solo zur Agentur11 Artikel

Deine Akquise-Pipeline pflegen

Vertriebsphasen, Follow-up-Rhythmus und eine einfache Tabelle

3 Min. Lesezeit Einstieg PipelineCRMFollow-up

Wer seine Kontakte nur im Kopf hat, verliert Anfragen aus den Augen. Mit einer einfachen Pipeline in fünf Phasen siehst du jederzeit, wo jedes Gespräch steht und wann du dich wieder melden solltest.

Das Wichtigste in Kürze

  • Teile deinen Vertrieb in fünf Phasen von Kontakt bis Auftrag.
  • Jeder Eintrag bekommt einen nächsten Schritt mit Datum.
  • Ein fester Follow-up-Rhythmus verhindert, dass Anfragen versanden.
  • Eine Tabelle reicht am Anfang, ein CRM lohnt sich später.

Eine Pipeline ist die Übersicht über alle laufenden Verkaufsgespräche. Der Begriff CRM steht für Customer Relationship Management und meint eine Software, die solche Kontakte und Gespräche verwaltet. Für die ersten Monate genügt eine Tabelle, solange du sie regelmäßig pflegst.

Der Nutzen liegt vor allem in der Regelmäßigkeit. Wenn du jede Woche auf deine Pipeline schaust, erkennst du früh, ob genug neue Gespräche nachkommen, und kannst rechtzeitig gegensteuern.

Die fünf Phasen

  1. 1

    Kontakt

    Eine Person oder Organisation, bei der du Bedarf vermutest oder die sich gemeldet hat. Nächster Schritt ist meist eine Nachricht oder ein Terminvorschlag.

  2. 2

    Gespräch

    Ein Erstgespräch hat stattgefunden oder ist vereinbart. Hier klärst du Bedarf, Budget und Entscheidungsweg.

  3. 3

    Angebot

    Das Angebot ist verschickt oder vorgestellt. Notiere Datum, Summe und die Gültigkeit.

  4. 4

    Verhandlung

    Es gibt Rückfragen, Änderungswünsche oder Preisgespräche. Halte fest, was sich am Umfang ändert.

  5. 5

    Auftrag

    Der Auftrag ist schriftlich bestätigt. Verschiebe den Eintrag in deine Projektliste und notiere, ob eine Anzahlung vereinbart ist.

Ein möglicher Follow-up-Rhythmus nach dem Angebot

  1. Tag 0
    Angebot vorstellen oder verschicken, nächsten Kontakt vereinbaren.
  2. Tag 3 bis 5
    Kurz nachfragen, ob Fragen aufgekommen sind.
  3. Tag 10 bis 14
    Anrufen oder schreiben und einen konkreten Anlass nennen, etwa eine freie Kapazität oder die Gültigkeit.
  4. Nach Ablauf
    Freundlich abschließen und fragen, ob ein späterer Zeitpunkt passt. Wiedervorlage in drei Monaten eintragen.

Spalten für deine Pipeline-Tabelle

Organisation und AnsprechpersonWer steht dahinter, wer entscheidet mit
QuelleEmpfehlung, Website, Netzwerk, Veranstaltung
PhaseKontakt, Gespräch, Angebot, Verhandlung, Auftrag
VolumenGeschätzter oder angebotener Auftragswert
Nächster SchrittWas genau als Nächstes passiert
DatumBis wann der nächste Schritt fällig ist

Tabelle oder CRM?

Eine Tabelle ist schnell angelegt, kostet nichts und reicht für einige Dutzend Kontakte. Sobald du mit mehreren Personen akquirierst, viele Wiedervorlagen hast oder Mails direkt zu Kontakten ablegen willst, lohnt sich ein CRM. Viele Anbieter haben kostenlose Einstiegstarife, deren Umfang du vor der Entscheidung vergleichen solltest.

Wichtiger als das Werkzeug ist eine feste Routine. Nimm dir jede Woche zwanzig Minuten, geh alle offenen Einträge durch und aktualisiere Phase und nächsten Schritt.

Quellen und Weiterlesen

  1. Datenschutzkonferenz – Kurzpapiere zur DSGVO

Stand September 2026. Dieser Artikel gibt Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.